Gli istituti culturali spaziano negli ambiti più disparati interessando aspetti diversi e multiformi della nostra società, dalle lettere, alla musica, alle discipline scientifiche. Incasellarli in una definizione non è semplice, anche perché spesso ciò costringe a privilegiare una sola tra le molte funzioni svolte dall'istituto.

Inoltre essi costituiscono una delle presenze più capillari sul nostro territorio: ogni città, grande o piccola che sia, possiede il proprio centro culturale, la propria biblioteca se non la propria accademia civica. A questa capillarità fa riscontro una notevolissima abbondanza documentaria, infatti ogni istituto conserva un proprio archivio storico che compone un tassello fondamentale per conoscerne la storia e l'evoluzione. Ad esempio gli stessi Archivi di Stato, enti conservatori per eccellenza, custodiscono un proprio archivio grazie al quale è possibile seguire le politiche amministrative, di acquisizione e conservazione del materiale.

Tuttavia, come nel caso degli archivi universitari e di molte altre realtà, queste istituzioni svolgono anche il prezioso ruolo di collettori di archivi, custodendo così anche le carte di persone, famiglie e in generale enti di varia natura, che vi sono pervenute per cause e modalità diverse.

Gli archivi di queste istituzioni possono così essere conservati presso l'ente stesso, se ancora attivo, oppure, se cessato, presso l'Archivio di Stato locale. Ma queste non sono che due possibilità tra molte. Ad esempio le carte di un'istituzione non più attiva potrebbero essere confluite all'interno dell'istituto che ne ha "ereditato" le funzioni, oppure nell'archivio della personalità o famiglia che per ultima ne ha retto i principali incarichi, oppure ancora in qualche biblioteca che, visto il prestigioso ruolo, ne ha acquisito le carte.

Data l'importanza di queste fonti già da alcuni anni sono stati avviati alcuni progetti volti a conoscere e censire questo patrimonio. Partendo dai progetti nazionali vanno segnalati il Portale SAN-Archivi della Musica ed il portale Polvere di stelle dedicato agli archivi storici degli osservatori astronomici italiani ed al quale partecipa l'osservatorio di Arcetri.

A livello regionale sono invece attivi il portale SIUSA Toscana dedicato anche ai patrimoni documentari degli enti di cultura ed il CeDoMus - Centro Documentazione Musicale Toscana in cui si offre una ricognizione delle fonti musicali manoscritte e a stampa diffuse nei fondi librari e archivistici toscani.

Accanto a questi progetti generali alcune istituzioni hanno dato vita a dei propri database. In questo contesto si segnalano le principali banche dati e pagine disponibili sul web dedicate agli archivi delle istituzioni culturali:

Accademie

Sviluppatesi con sempre maggior frequenza a partire dal XVI secolo le Accademie conservano gran parte della storia culturale del nostro territorio. Molte di esse hanno avviato progetti di digitalizzazione ed immissione di dati e materiale on line. Si segnalano in particolar modo l'Accademia della Crusca il cui Archivio raccoglie uno straordinario patrimonio documentario dal 1583 ai giorni nostri. L'Accademia dei fisiocritici o Accademia delle scienze di Siena, nata nel Seicento con lo scopo di promuovere l'analisi del mondo fisico alla luce del metodo sperimentale, ed infine l'Archivio dell'Accademia dei Georgofili che raccoglie il materiale dell'istituto dal 1753, anno della sua fondazione, sino ad oggi. Il materiale si suddivide tra Archivio antico (fino al 1911) e Archivio moderno.

Biblioteche

"Gli illustri scrittori, dei quali le anime immortali parlano nelle biblioteche": contrariamente alla descrizione data da Plinio il Vecchio all'interno delle biblioteche non sono conservati solo i libri degli "illustri scrittori" ma anche una vasta mole di più anonimi, ma non meno importanti, fondi archivistici. 

Come nei casi già più volte citati anche nel caso delle biblioteche abbiamo sia un archivio proprio dell'ente che una molteplicità di archivi aggregati depositati con l'andare del tempo. Esemplare da questo punto di vista il caso della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze con oltre 20 fondi archivistici aggregati che comprendono carte di personalità, famiglie ed enti religiosi. Alla Nazionale di Firenze fa inoltre capo un polo bibliotecario comprendente le biblioteche Marucelliana, Laurenziana, Riccardiana che ha sviluppato un catalogo OPAC a partire dal quale è possibile rintracciare documentazione archivistica.

Ma sono molte le biblioteche che negli ultimi anni si sono attivate immettendo sul web notizie, inventari e riproduzioni del proprio materiale archivisitico come, ad esempio, la Biblioteca Roncioniana di Prato o la Biblioteca Forteguerriana di Pistoia. Inoltre, seguendo una descrizione per "collezione", alcune biblioteche hanno inserito nei propri OPAC descrizioni di documenti archivistici. E' il caso della Biblioteca Labronica di Livorno che conserva al proprio interno fondi di famiglia e personalità. 

Più in generale molti testi manoscritti sono stati descritti, sempre secondo criteri catalografici, sul database nazionale Manus - il censimento delle biblioteche italiane. Frutto di un censimento iniziato negli anni Ottanta del Novecento, questo strumento intende individuare e catalogare manoscritti in lingua latina conservati presso le biblioteche italiane. Simile per intenti e modalità di sviluppo il portale Codex - inventario dei manoscritti medievali della Toscana volto alla realizzazione di un censimento sistematico della tradizione manoscritta medievale conservata all'interno della nostra Regione.

Gabinetto Scientifico e letterario G. P. Vieusseux

Unicum nel proprio genere il Gabinetto scientifico e letterario G. P. Vieusseux con i suoi due secoli di storia costituisce uno dei principali istituti di cultura italiani. Il patrimonio documentario del Gabinetto è suddiviso in due sezioni: l'Archivio storico e l'Archivio contemporaneo "Alessandro Bonsanti".

L’Archivio storico del Gabinetto Vieusseux raccoglie la documentazione prodotta dall’Istituto, dalla fondazione fino ad oggi. Conserva inoltre alcuni nuclei archivistici aggregati e carte private ottocentesche. L'archivio contemporaneo venne invece costituito nell’ottobre 1975 per iniziativa dell’allora direttore Alessandro Bonsanti. Nato con lo scopo di raccogliere materiale vario relativo a personalità del mondo contemporaneo, l’Archivio raccoglie documenti relativi alla letteratura ed alla critica letteraria ma anche alla musica ed al teatro, alle arti ed alla critica artistica.

Attualmente sono conservati più di 130 fondi, per un totale di oltre 500.000 documenti e 50.000 volumi, giunti per donazione, deposito e comodato, che, una volta ordinati e inventariati, sono messi a disposizione del pubblico secondo precise normative mirate alla tutela di questo importante patrimonio.

Musei e gallerie

Gli archivi museali conservano traccia dell'acquisizione, conservazione e restauro delle opere d'arte possedute; essi costituiscono così uno strumento fondamentale per conoscere le vicissitudini del nostro patrimonio artistico nonché la storia della sua musealizzazione. Proprio in tal senso si muove il portale delle Gallerie Fiorentine che tiene traccia delle oltre 300.000 opere dislocate in diversi musei fiorentini e nei loro depositi. A partire dalla conversione in strumento informatico dell’inventario 1890 e di altri documenti il Portale amplia le possibilità delle ricerca, facilitando il confronto tra le opere d’arte e la documentazione di riferimento, aggiungendo informazioni relative alle attribuzioni più recenti, ai passaggi di collocazione, ai restauri, ai precedenti inventari, alle mostre (dal 1865 al 2006) e naturalmente alla documentazione fotografica digitale.